Die Eisenhower-Matrix neu gedacht: Für echte Zusammenarbeit braucht es mehr

Was wir oft übersehen, wenn wir priorisieren

Die Eisenhower-Matrix ist ein Klassiker: Aufgaben werden anhand von „wichtig“ und „dringend“ einsortiert – und dann entweder erledigt, delegiert, terminiert oder gelöscht. Doch was passiert, wenn man sich nicht nur auf sich selbst konzentriert, sondern auch auf andere im Team, auf Zusammenhänge, auf Blockaden, die man verursacht? Genau hier kommt Business Empathy ins Spiel.

Empathie im Business-Kontext bedeutet, nicht nur die eigenen Aufgaben im Blick zu haben, sondern zu verstehen, welche Auswirkungen mein Handeln – oder Nicht-Handeln – auf andere hat. Wer Business Empathie lebt, priorisiert anders. Und genau darum braucht die Eisenhower-Matrix meiner Meinung nach dringend ein Update.

Die klassische Matrix: Einfach, klar – aber oft zu egozentriert

Die Eisenhower Matrix ist simpel:

• Wichtig + Dringend → sofort erledigen
• Wichtig + nicht dringend → terminieren
• Nicht wichtig + dringend → delegieren
• Nicht wichtig + nicht dringend → löschen

Das hilft, Fokus zu schaffen. Aber es basiert auf der Perspektive einer einzelnen Person. Es fragt nicht: Wer ist noch betroffen? Wird durch mein Handeln jemand blockiert? Wächst durch mein Zögern der Aufwand für jemand anderes?

Was Business Empathy in diesem Kontext verändert

Business Empathie erweitert das Denken: Sie bringt den Faktor „Wirkung auf andere“ ins Spiel. Ein Task, der für dich nicht dringend wirkt, blockiert vielleicht jemand anderen massiv. Zum Beispiel:

• Ein Entwickler findet eine Anpassung unwichtig – der Content Publisher wartet aber genau darauf, um weitermachen zu können.
• Ein:e Sachbearbeiter:in stuft eine E-Mail als nicht dringend ein – aber beim Kunden entsteht durch das Ausbleiben der Antwort Unsicherheit oder Frust.

Hier zeigt sich: Prioritäten sind oft relativ. Und Business Empathie hilft, das zu erkennen.

Die dritte Dimension: Blockierpotenzial

Was die Matrix braucht, ist eine dritte Dimension: Blockierpotenzial. Frage dich bei jeder Aufgabe:

• Werde ich durch diese Aufgabe zum Flaschenhals für jemand anderen?
• Verhindere ich durch mein Zögern, dass ein Projekt vorankommt?
• Ist jemand anderes abhängig davon, dass ich diese Aufgabe erledige?

Wenn ja, dann sollte das Einfluss auf die Priorität haben – unabhängig davon, wie dringend oder wichtig dir die Aufgabe erscheint.

Warum das gerade in Teams entscheidend ist

In Teamprojekten arbeiten Menschen mit unterschiedlichen Rollen, Rhythmen und Verantwortlichkeiten. Was für eine Person nach „kann warten“ aussieht, ist für eine andere der Startschuss. Wenn alle rein egozentriert priorisieren, kann das ganze Projekt ins Stocken geraten. Und genau das passiert in der Realität oft. Vor allem, wenn keine Projektleitung da ist, die diese Blockaden sichtbar macht.

Erweiterte Matrix: Wie könnte das aussehen?

Du musst die Matrix nicht komplett über Bord werfen. Aber zu den bisherigen vier Möglichkeiten kommen neue dazu, die einen Einfluss auf den Projekterfolg haben:

• Wichtig, dringend, (nicht) blockierend –> Sofort erledigen
• Wichtig, nicht dringend, nicht blockierend –> Terminieren ohne Zeitdruck
• NEU: Wichtig, nicht dringend, blockierend –> Terminieren für schnellstmögliche Umsetzung
• Nicht wichtig, dringend, nicht blockierend –> Delegieren
• NEU: Nicht wichtig, dringend, blockierend –> Delegieren und Status auf „wichtig“ wechseln, da blockierend
• Nicht wichtig, nicht dringend, (nicht) blockierend –> Löschen oder auf „Irgendwann“-Liste setzen

Welche Perspektiven andere bereits eingebracht haben (Forschung & Tools)

In der Produktentwicklung und im Projektmanagement wurden ähnliche Kritikpunkte bereits diskutiert:

• Tools wie z.B. Priority Matrix integrieren bereits sogenannte „Dependencies“, also Abhängigkeiten zwischen Tasks.
• Agile-Methoden nutzen andere Achsen wie „Impact vs. Effort“ oder „Value vs. Risk“ – hier steht die Wirkung stärker im Vordergrund.
• Kritik an der Eisenhower-Matrix (z. B. in UX-Kreisen): Sie sei zu individuell gedacht und ignoriere Teamprozesse, was gerade in vernetzten Arbeitsformen zum Problem werden kann.

Ein drittes Kriterium bringt frischen Wind in die Diskussion – und ergänzt die Methode um eine relevante soziale Komponente. Projektleiter:innen, die die Hauptverantwortung für den Projekterfolg tragen, sind wohl dankbar ;-).

Fazit: Priorisieren mit Empathie ist kein Widerspruch – sondern die Zukunft

Wer Business Empathy lebt, trifft andere Entscheidungen. Und das ist gut so. Denn Empathie sorgt dafür, dass nicht nur die eigene To-do-Liste effizient abgearbeitet wird, sondern dass ganze Teams besser funktionieren. Wenn du also in deinem Team spürst, dass Aufgaben stocken, Entscheidungen blockieren oder Projekte nicht richtig ins Rollen kommen – vielleicht fehlt genau diese Dimension. Ich helfe dir gern, Prioritäten neu zu denken. Nicht theoretisch. Sondern so, dass es für euer Business passt.